Будни организатора совместных покупок

Здравствуйте! Напишу, как я из участника совместных закупок стала организатором и снова стала участником. В совместных закупках я с 2013 года, 2 из них я была организатором. Опыт небольшой, но понимание работы организатора есть и есть желание поделиться.

Я не искала возможности стать организатором, меня пригласил администратор сайта СП. Мне очень нужна была одна вещь, я обратилась с вопросом к администрации «Будет ли в этом году закупка ***** ?» Мне ответили, что организатор больше не работает на этом сайте и предложили самой провести эту закупку. Пригласили на собеседование. От меня требовалось желание работать, наличие свободного времени, владение word \excel, умение искать информацию на просторах интернета, внимательность, коммуникабельность, аккуратность. Сразу было дано пояснение, что можно работать только на одном сайте СП, параллельно вести закупки на других площадках нельзя.

Первое, что мне объяснили, это «Что такое совместные покупки?». Для того, чтобы было четкое понимание и всегда готовый ответ для интересующихся людей.

Совместные покупки – это возможность приобретать товар в розницу с небольшой наценкой. Каждый сайт\группа\организатор устанавливают свою наценку, как правило, в пределах 10-20%.

На практике это выглядит так: группа людей (участники совместной закупки) через посредника (организатора СП) объединяются, чтобы купить товар по оптовой цене. Для этого необходимо выполнить несколько условий: набрать минимальную партию, сформировать заказ, выполнить оплату, организовать доставку и раздать товар. Выполнение этих условий возлагается на организатора и за их выполнение, он получает организационный сбор. Для удобства буду называть участников СП «узами», организаторов «оргами» а совместные закупки «СП».

Совместные закупки на сайте СП.

Сайт СП совмещает в себе интернет-магазин и форум по обсуждению всех проводимых закупок.  Узы выбирают нужный товар, ориентируясь по каталогам закупок, при этом самостоятельно принимают решение по выбору товара его размера\количества и далее отслеживают все этапы закупки.

Главное отличие сайта СП от интернет-магазина, в том, что здесь нельзя купить вещь и потом ее вернуть, хотя закон, предусматривает возврат товара в течение 14 дней.

Необходимо понимать, что сайт СП - это не магазин, а организатор СП - это не продавец. Это принципиально донести до всех участников СП, чтобы они понимали, что организатор как посредник, выкупает для участников товар на складе поставщика, но на средства и с согласия самих участников.  Просто взять и вернуть товар организатору нельзя.

Еще одна отличительная особенность – администрация сайта может штрафовать участников СП или вообще отказывать им в участии в закупках (внесение в черный список). Если участник СП ведет себя некорректно, вовремя не оплачивает счета, скандалит, оскорбляет, срывает закупку, то он может подвергнутся штрафу или вовсе отстранен от участия в СП.

На мой взгляд, участвовать и работать в закупках на сайте СП очень удобно.

Сейчас, наверное, уже в каждом городе есть не один сайт СП, поэтому можно посмотреть, как они выглядят. Самый быстрый способ их найти, это задать вопрос в поисковой системе «Купить в\через совместные покупки»

Сайты СП, корзины участников и ЛК организатора выглядят примерно одинаково. Пример:

Корзина участника

Формирование выкупа у организатора

Кто главный на сайте СП.

У каждого сайта есть владелец (он же, чаще всего и администратор), технический помощник, кладовщики и организаторы. Главный на сайте – администратор. Организатор обязан следовать правилам, установленным на сайте. Обычно составляется договор между администрацией и организатором. Возможны и устные соглашения, но в этом случае могут очень сложно разрешатся различные вопросы (чаще всего конфликтные)

В обязанности администрации входит техническая поддержка и развитие сайта, реклама ресурса, привлечение новых участников, регулирование деятельности организаторов, разрешение конфликтных ситуаций между организаторами и участниками а также контроль за пунктами выдачи.

Организаторы, чаще всего общаются с администратором, между собой могут быть и не знакомы, тем более если это большой сайт СП.

Что входит в обязанности организатора? Только создание и ведение закупки.

Поиск поставщика

Создание каталогов

Ответы на вопросы узов

Сбор заказа

Согласование всех вопросов с поставщиком

Выкуп заказа

Разбор заказа

Доставка заказа

За все вышеперечисленное организатор получает свое вознаграждение - организационный сбор. 

Выше установленного на сайте СП орг сбор ставить нельзя, ниже - на усмотрение организатора. У меня не было установленного единого орг сбора, всегда ориентировалась на саму закупку, стоимость товара, стоимость доставки. Иногда снижала, если нужно было срочно собрать закупку или в виде поощрения, если уз заказывал на определенную сумму. Обычно орг сбор был 15%. Конечно, не все эти деньги идут организатору. Обязательно нужно было за каждую закупку отчислять 4% на развитие сайта. Знаю, что на других сайтах СП, был такой же процент, но были и дополнительные условия, например, 4% от закупки, но не менее 5000 р в месяц. У нас таких условий, к счастью, не было. Хотя, организаторы с других сайтов, говорили, что подобные суммы стимулируют делать больше закупок, чтобы было безболезненно выплачивать администрации.

Этапы закупки

Поиск поставщика. Обзор товара. Рассмотрение условий работы. Запрос оптовых цен.

Подготовка закупки. Формирование\актуализация каталогов.

Открытие закупки. Ответы на вопросы участников СП. Контроль за закупкой.

Завершение сбора заказов. Формирование заявки для поставщика.

Выставление и контроль оплаты товара участниками.

Оплата счета и контроль отгрузки\доставки товара.

Получение и разбор товара.

Доставка в ЦВЗ (цент выдачи заказа)

Разрешение спорных вопросов.

Напишу чуть подробнее, как я проходила все эти этапы закупки.

Самое первое - это определиться с направлением, в котором будут собираться закупки, если сразу не получается, значит начинаем поиск себя и закупок. По правилам СП, за каждым организатором закрепляется поставщик и другой организатор уже не может вести такую же закупку. Есть сайты перекупщики, у которых ассортимент состоит из разных поставщиков\брендов, поэтому может быть пересечение, но это не является нарушением.

Поставщиков, каждый организатор ищет самостоятельно, но можно обратиться к администратору сайта, за советом и рекомендациями, как правило, у них есть список рекомендуемых или свободных поставщиков. Нельзя открывать закупки, которые не разрешены к продаже законодательством (сигареты, спиртное, лекарства, наркотики и т.д), все остальное можно. Но, обязательно учитывайте габариты грузов (чтобы можно было доставить), условия хранения (если это продукты или растения).

У нас организаторы делились на тех, кто ведет дорогие и сложные закупки (брендовые вещи, закупки с иностранных сайтов) и тех, кто вел бюджетные закупки. Новичку, даже не стоит зариться на сложные закупки, там миллион нюансов, которые крайне важны, и, если их не учесть, можно нажить неприятности и навсегда отбить охоту быть организатором. Поэтому начинаем с простых закупок, учимся и нарабатываем опыт.

Если какие-то закупки идут очень тяжело, возможно нужно от них отказаться и отдать другому организатору. Не секрет, что одна и также закупка может быть провальной у одного орга и топовой у другого. Объяснения разумные, наверно есть, но мы считали, что это просто «не мое», потому что даже активная реклама, размещение отзывов, всякие акции не имели действия, закупка стояла. Иногда, это зависит от размеров сайта. Если сайт маленький, участники знают своих оргов очень хорошо по никам, к новому организатору относятся настороженно и поэтому дорогие вещи, вряд ли рискнут сразу заказывать. Вначале нужно примелькаться на сайте, на быстрых недорогих, с небольшой минималкой закупках а в дальнейшем уже расширять свои закупки, пробуя сложных поставщиков.

Поиск поставщика, это целый квест. Нужно не только мониторить интернет, другие сайты СП а иметь цепкий взгляд, хорошую память. Для чего? Просто часто можно увидеть интересную вещь на человеке, интересный предмет в магазине, привлекательный образ в соцсетях и нужно постараться узнать, увидеть бред\производителя, подсмотреть бирку. Затем используя все это отыскать нужного поставщика и открыть закупку.Сейчас много форумов для СП, есть парсеры, на которых уже собраны каталоги поставщиков и разделены по категориям, можно использовать эти ресурсы.

Когда я выбирала поставщика, то всегда руководствовалась только тем, что мне лично нужно. Получала закупку, разбирала товар, обращала внимание на качество, если не нравилось, больше не проводила, даже если других нареканий не было. Для меня качество, все-таки важнее цены и качества обслуживания.

Сейчас, много пишется о поставщиках – мошенниках, я не столкнулась с такими. Всегда, проверяла сайт по реквизитам на сайте налоговой инспекции, оплата была на р\с, до отправки счета несколько раз созванивалась и переписывалась с поставщиком, чтобы понимать, что он на связи. Если вдруг менялись  данные по смене адреса или вариантов оплаты, всегда созванивалась. Конечно, лучше работать с производителями, больше гарантий, но это не значит, что перекупщики под большим вопросом, половина поставщиков - это перекупщики и львиная доля порядочные компании.

Я бы рекомендовала, искать поставщиков с большими складскими запасами и всегда актуальным наличием на сайте. Если найдете поставщика, который отшивает\готовит заказ специально под вас – замечательно. Все это экономит ваше время (не нужно делать дозаказы\замены\ждать поступления) и гарантировано получение именно заказанных товаров.

Когда определились с поставщиком, нужно открыть закупку.  У каждого организатора на сайте СП есть свой личный кабинет, в котором отображается вся его деятельность.  Открытие новой закупки, заполнение каталогов, описание условий закупки – это обязанность организатора.  На нашем сайте была возможность автоматически залить каталоги, заполнить вручную и дать возможность самим участникам добавлять нужные товары. Самый лучший вариант -это автозагрузка каталогов с помощью парсеров (сервисов по автоматическому формированию и выгрузке каталогов). Парсеры  - это колоссальная экономия времени, возможность редактирования, обновления каталогов и главное, уважение к своим участникам закупки, которые могут комфортно и удобно ознакомиться со всем ассортиментом. Ссылку на сайт поставщика давала всегда. Мне нечего было скрывать и, главное, это избавляло от многих вопросов.

Когда все каталоги готовы, условия прописаны, важные акценты расставлены – открываем закупку. На нашем сайте СП все основные условия (старт – стоп - орг сбор – штрафы – условия доставки) были прописаны автоматически, название закупки и рекламный текст, организатор готовит сам. Здесь, очень ответственный момент наступает, потому что 60% успешного старта -  это правильно написанный заголовок и привлекательный текст. Фантазию лучше не ограничивать шаблонам, только морально-этическими нормами. Много писать и пытаться рассказать все и сразу не нужно, только самое важное и интересное, потому что потом в закупке пойдут вопросы, и вы все сможете уже более подробно описать. Обязательно, напишите особые условия по закупке, например: «Отказаться после СТОПа нельзя», «Бронирование сразу после заказа» и т.д.

Когда закупка стартанула, вы обязаны следить за темой, отвечать на вопросы. В закупке могут принимать участие и новички, им отдельное внимание и не только в объяснение, но и в оплате. На нашем сайте, было принято брать предоплату до получения счета, после трех полностью выполненных закупок, такой участник уже был на общих условиях. Такая же практика и с участникам из черного списка, если вы решите с ними сотрудничать.

Периодически вам нужно мониторить, собирается ли минимальная партия, если срок СТОПа уже близко а минимальная партия не набрана, обязательно предупреждайте. Достаточно часто, я не обозначала сразу дату СТОПа, ориентировалась на скорость сбора минималки, потому что иногда достаточно быстро набиралась нужная сумма и ждать даты СТОПа не имело смысла. Я предупреждала, что через 2-3 дня СТОП и закрывала закупку. Иногда лучше следом открыть новую, чем затягивать текущую. Тем более, чаще всего организаторы подгадывают СТОП сразу для нескольких закупок, чтобы с оплатить все счета, а главное потом сразу все забрать из ТК (транспортной компании) Если доставка с одной ТК, то удобно потом заказать доставку сразу нескольких грузов в пункт назначения (домой или центр выдачи)

Когда набрали товар на нужную сумму уведомляем еще раз участников и в день СТОПа, фиксируем заказы, готовим отправку заказа поставщику. Я, иногда, после объявления СТОПа ждала пару дней, потому что обязательно кто-нибудь «проспит» закупку или срочно нужно что-то добавить. Полученный счет от поставщика сверяем со счетом сформированным в вашем ЛК (такая возможность есть на сайте СП) и если все сходится, то рассылаем уведомления участникам по оплате.

Идеально, собрать все оплаты с участников и затем оплатить счет поставщику. Но ВСЕГДА есть участники, которые не оплачивают вовремя счета, и чаще, не по злому умыслу. На практике, 90% организаторов, вкладывают свои деньги, чтобы ускорить отгрузку. Если среди задержавших оплату, попадаются конфликтные участники и при разъяснении правил закупки, продолжают настаивать на своем «оплачу, когда возьму в руки товар», то скорее всего они не заберут товар и вы его оставите себе. Конечно, в следующей закупке этого участника у вас не будет…ну или вы экстремальный организатор)

Когда груз отправлен, вам присылаются ТТН (товарно-транспортная накладная) и вы можете составить для себя график получения груза, лучше фиксировать на удобном для вас носителе, чтобы можно было дописать\внести изменения и таким образом, как-то объединять поездки в транспортные.  Лучше самой ездить в ТК, чтобы в случае брака по доставке, сразу на месте разъяснить все проблемы.

Когда вы получили товар, в ЛЮБОМ СЛУЧАЕ сразу делайте фото или видео съемку: упаковка груза, наличие сопроводительных документов, внешний вид товара.

Если вдруг попался некачественный товар, обязательно зафиксируйте, вам это пригодится при разрешении споров с поставщиком или участником.

Обязательно заранее распечатайте списки заказа, этикетки и подготовьте пакеты (предварительно не наклеивайте этикетки). Старайтесь разобранный товар, также аккуратно подготовить к транспортировке в ЦВЗ (центр выдачи заказов), чтобы потом не разрешать вопросы с кладовщиками и водителями, если нарушится упаковка. У меня груз отвозил муж, поэтому с водителем не было проблем)) Только после того, как груз доставлен в пункт выдачи, сообщаем участникам, что можно забирать.

Если все разобрали и все всем довольны, закупка состоялась и считается закрытой. Если у участников возникли вопросы, значит принимаем участие в их разрешении. Для вас - это опыт и имидж, для участника – понимание, что он сделал не так и какие могут быть риски, для администрации – цивилизованное разрешение конфликтных ситуаций, плюс в карму сайта СП.

К, счастью, за все два года, что я работала организатором, никаких серьезных, спорных, сложных закупок не было. Может быть так и работала дальше, но не смогла совмещать основную работу с организаторской. На основной добавилось обязанностей и на СП просто не осталось ни сил, ни времени. Сейчас, я вновь участник СП, наверно самый примерный)))